UWAGA! Zapytanie zaktualizowano 06.09.2017 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Warmińsko-Mazurska Izba Rolnicza w ramach procedury zapytania ofertowego na usługi
gastronomiczno – hotelarskie świadczone, w terminie 04-05.10.2017 r., na rzecz uczestników (150 osób)

„Warmińsko-Mazurskiego Forum Innowacji w rolnictwie i na obszarach
wiejskich”

realizowanego w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020, Plan Operacyjny na lata 2016-2017 w zakresie SIR, zwraca się
z prośbą o przedstawienie oferty obejmującej koszty realizacji niżej opisanego Zamówienia.

1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi:

1) Najem 6 sal wykładowych w dniach 04-05.10.2017 r.: jedna sala przystosowana dla grupy 150-osobowej oraz pięć sal, każda dla grupy 30-osobowej; sale powinny spełniać następujące kryteria: posiadać system wentylacyjny, regulowaną klimatyzację, dostęp do światła dziennego oraz oświetlenia sztucznego, być wyposażone w sprzęt do prezentacji multimedialnych (nagłośnienie, bezprzewodowy mikrofon, internet: LAN, WiFi, rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, flip-chart lub tablica ścieralna) wraz z obsługą techniczną.

2) Nocleg ze śniadaniem dla grupy 150-osobowej w jednym obiekcie hotelowym o standardzie minimum 2 gwiazdki lub równoważnym tj. spełniającym wymogi standardu 2 gwiazdkowego określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U.2006.22.169 t.j. z późn. zm.), w pokojach 1-, 2-osobowych z własnym węzłem sanitarnym (wc, prysznic/wanna), łóżka w pokojach jednoosobowe, dostęp do internetu, z zapewnieniem bezpłatnego miejsca postojowego na czas pobytu. Śniadanie w formie stołu szwedzkiego – obejmujące co najmniej: zimne przystawki (co najmniej 4 do wyboru), płatki śniadaniowe z mlekiem, dania ciepłe (co najmniej 2 do wyboru), świeże warzywa, pieczywo mieszane, masło oraz ciepłe napoje (kawa, herbata), soki i owoce.

3) Serwis kawowy całodzienny w dniach 04 i 05. 10. 2017 r., który przewiduje: kawę parzoną
i rozpuszczalną, herbatę (różne rodzaje), mleko do kawy, cytrynę, cukier, wodę mineralną, soki (2 rodzaje), kruche ciastka.

4) Usługa gastronomiczna – 2 obiady w formie bufetu, składające się z:

– zupy, do wyboru każdego dnia jedna z dwóch zup (porcja 250-300 ml/osobę),

– drugiego dania, do wyboru: dwa rodzaje potrawy z mięsa – jedno drobiowe, jedno wieprzowe lub wołowe (porcja 130-150 g/ osobę), jeden rodzaj ryby (porcja 130-150 g/ osobę); ziemniaki zapiekane lub z wody, ryż, kasza (180-200 g/ osobę), zestaw surówek ze świeżych i gotowanych warzyw (1 zestaw tj. 1 porcja – 130-150 g/ osobę zawiera 2 rodzaje surówki ze świeżych warzyw i 1 rodzaj z gotowanych)

– deseru: w pucharku (lody, bita śmietana z owocami lub krem) i/lub ciasto, do wyboru 3 rodzaje (150 g na osobę)

– woda z cytryną lub kompot

5) Usługa gastronomiczna – kolacja w formie stołu szwedzkiego obejmująca: zimne przystawki (co najmniej 6 do wyboru) 80-100 g/ osobę z każdego rodzaju, dania ciepłe (co najmniej 3 do wyboru, w tym dwa mięsne, jedno bezmięsne) 130-150 g/osobę, bufet sałat (3 rodzaje) po 80-100 g/ osobę), bufet surówek ze świeżych i gotowanych warzyw (1 zestaw tj. 1 porcja – 130-150 g/ osobę zawiera 2 rodzaje surówki ze świeżych warzyw i 1 rodzaj z gotowanych), dodatki do mięsa: ziemniaki opiekane, ryż, pieczywo mieszane (180-200 g/ osobę), masło oraz napoje (kawa, herbata, woda z cytryną, soki), owoce.

Ostateczne menu zostanie uszczegółowione na 5 dni przed planowanym terminem realizacji zamówienia. Organizator zapewni w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca realizacji zamówienia bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników wydarzenia.

Ramowy program Forum stanowi załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. Szczegółowy program zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą.

2. Termin i miejsce realizacji zamówienia: 04-05.10.2017 r., województwo warmińsko-mazurskie.

3. Warunki udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział podmioty, które spełniają następujące warunki:

1. prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym usługą.

Wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

4. Kryteria oceny ofert.

1) wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

2) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszą sumę punktów w kryteriach:

„Łączna cena ofertowa brutto” – C;

„Ocena standardu hotelu” – G;

Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

L = C + G

gdzie:

L – całkowita liczba punktów,

C – punkty uzyskane w kryterium „Łączna cena ofertowa brutto”,

G – punkty uzyskane w kryterium „Ocena standardu hotelu”.

3) Obliczona przez Wykonawcę Cena brutto oferty musi zawierać wszelkie koszty bezpośrednie
i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, zysk Wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.

4) Cena oferty jest stała i nie ulegnie zmianie bez względu na zmianę przepisów prawa.

5) Cena oferty brutto będzie brana pod uwagę przez komisję w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty.

5. Miejsce i termin składania ofert.

1) Termin składania ofert upływa w dniu: 15.09.2017 r., godz. 12.00.

2) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty lub kuriera, przesłana drogą elektroniczną albo przekazana osobiście do siedziby Zamawiającego: Warmińsko-Mazurska Izba Rolnicza, ul. Lubelska 43 a – Sekretariat, wmirol@wmirol.org.pl

Uwaga! Decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego, nie zaś data nadania.

3) Osoba do kontaktu: Aleksandra Kasińska – starszy specjalista, tel. 89 534-05-67.

6. Wskazanie przesłanek do odrzucenia oferty.

1. Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:

a) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego lub

b) została złożona przez podmiot:

• niespełniający warunków udziału w postępowaniu określonych w zapytaniu ofertowym lub

• powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami, o których mowa w art. 43a ust. 4 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. poz. 349 i 1888, z 2016 r. poz. 337 i 1579 oraz z 2017 r. poz. 5 i 60) zwanej dalej ustawą, lub

c) została złożona po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym.

2. Oferta nie będzie podlegała odrzuceniu, mimo że została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z osobą o której mowa w art. 43a ust. 4 ustawy, jeżeli osoba ta nie będzie brała udziału w dalszym postępowaniu w sprawie wyboru wykonawcy.

7. Informacja na temat wykluczenia.

Zamówienia udzielane w trybie postępowań ofertowych przez Zamawiającego nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,

5. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

Wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie z informacją na temat powiązań osobowych lub kapitałowych, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

8. Informacja o możliwości składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę.

9. Określenie warunków zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania:

1) Umowa zawarta z wybranym wykonawcą może być zmieniona, jeżeli zmiana ta nie spowoduje zmniejszenia albo zwiększenia zakresu świadczenia.

2) Zmiana umowy zawartej z wybranym wykonawcą powodująca zmniejszenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy do prawidłowego wykonania danego zadania wykonanie części prac objętych dotychczas tym zadaniem stało się zbędne.

3) Zmiana umowy zawartej z wybranym wykonawcą powodująca zwiększenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli do prawidłowego wykonania danego zadania jest niezbędne wykonanie dodatkowych prac nieobjętych dotychczas tym zadaniem, a konieczność ich wykonania powstała na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, przy czym wykonanie:

1. tych prac jako nowego zadania spowodowałoby znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego lub

2. danego zadania jest uzależnione od wykonania tych prac albo bez wykonania tych prac nie jest możliwe wykonanie danego zadania w całości.

10. Informacja na temat możliwości zakończenia postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania bez wyboru żadnej oferty.

11. Informacja na temat możliwości zmiany zapytania ofertowego:

1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert.

2) W takim przypadku Zamawiający zmienione zapytanie ofertowe udostępni różnym podmiotom zgodnie z art. 43a ust. 3 ustawy przed upływem terminu składania ofert.

3) W zmienionym zapytaniu ofertowym zostanie wskazany nowy termin składania ofert dłuższy od pierwotnego terminu nie mniej niż o 3 dni.

12. Informacje dodatkowe:

1. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:

• dane identyfikujące oferenta (pełną nazwę i adres),

• oferta powinna być opatrzona podpisem Wykonawcy i fakultatywnie pieczątką firmy oraz zawierać datę sporządzenia.

• opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym (opis przedmiotu zamówienia),

• wartość oferty netto/brutto, wartość podatku VAT,

• termin i miejsce realizacji zamówienia,

• termin ważności oferty,

2. Realizacja zamówienia rozpocznie się po przekazaniu wybranemu Wykonawcy zlecenia do realizacji. Sam wybór najkorzystniejszej oferty nie jest wystarczający aby rozpocząć dostawę.

Formularz ofertowy hotel Forum poprawiony

Zapytanie ofertowe usługi hotelarskie Forum poprawione