ZAPYTANIE OFERTOWE

w ramach procedury rozeznania rynku

Warmińsko-Mazurska Izba Rolnicza w ramach procedury rozeznania rynku i wyboru oferty na zorganizowanie konferencji pt „Kierunek Rozwój” w ramach operacji „Kierunek Rozwój” w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020, Plan operacyjny na lata 2016 – 2017, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty obejmującej koszty realizacji niżej opisanego Zamówienia.

1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem Zamówienia są usługi:

– wynajmu sali konferencyjnej (sala wyposażona w projektor multimedialny, ekran, flipchart oraz nagłośnienie); sala o wielkości umożliwiającej rozstawienie, poza standardowym wyposażeniem tj. krzesła, stoły, również stołów do ekspozycji wyrobów rękodzielniczych oraz przetworów (minimum 20 stoisk, każde o wymiarach ok. 1 m²  wielkości blatu stołu). Zapewnienie wyposażenia recepcji konferencji przed salą konferencyjną.

– wynajmu 4 sal kameralnych (do 20 osób); sale wyposażone w flipchart oraz nagłośnienie, w salach przeprowadzane będą warsztaty; sale niezbędne w dn. 13.10.2017 r. w godz. 8.30 – 12.30.;

– noclegowe: pokoje dwuosobowe z łazienką oraz dwoma kluczami; (1 x nocleg ze śniadaniem x 80 uczestników = 80 noclegów);

– żywieniowe:

12.10.2017 r.:

serwis kawowy ciągły, który przewiduje:

1. kawa czarna z ekspresu, herbata (różne rodzaje – w tym czarna i owocowa);
2. wrzątek w termosach;
3. woda;
4. cukier, śmietanka do kawy, cytryna;
5. 3 rodzaje kruchych ciastek, wyłożone na paterach;
6. świeże owoce.

obiad dwudaniowy w formie bufetu, który przewiduje:

1. zupa: dwa rodzaje, porcja = 250-300 ml/osoba;
2. mięso: dwa rodzaje, porcja = 130-150 g/osoba. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zestawów wegetariańskich i wegańskich w liczbie zadeklarowanej przez uczestników wydarzenia.
3. zestaw surówek ze świeżych warzyw i gotowanych warzyw: 1 zestaw = 1 porcja = 130-150 g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zestawy zawierające 2 surówki ze świeżych warzyw i 1 surówkę z warzyw gotowanych;
4. dodatki do dania głównego: porcja = 180-200 g/osoba; ziemniaki z wody lub opiekane, kasza i ryż;
5. woda, soki

uroczysta kolacja, która przewiduje:

1. dania serwowane – przystawka, zupa (porcja = 250-300 ml/osoba), danie główne na ciepło: porcja = 130-150 g/osoba. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zestawów wegetariańskich i wegańskich w liczbie zadeklarowanej przez uczestników wydarzenia).
2. bufet dań gorących (dania mięsne i rybne, porcja 80-100 g/osoba z każdego rodzaju);
3. bufet sałat (3 rodzaje, porcja 80-100 g/osoba z każdego rodzaju);
4. bufet zimnych przekąsek (przekąski mięsne, rybne, pasztety, porcja 80-100 g/osoba z każdego rodzaju);
5. zestaw surówek ze świeżych warzyw i gotowanych warzyw: 1 zestaw = 1 porcja = 130-150 g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zestawy zawierające 2 surówki ze świeżych warzyw i 1 surówkę z warzyw gotowanych;
6. dodatki do dania głównego: porcja = 180-200 g/osoba; ziemniaki z wody lub opiekane, kasza i ryż;
7. deser: porcja = 130-150 g, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dwa rodzaje ciasta, na 1 osobę przypadają 2 porcje;
8. soki owocowe
9. kawa czarna z ekspresu;
10. herbata różne rodzaje – w tym czarna i owocowa dla każdego uczestnika;
11. wrzątek w termosach;
12. cukier, śmietanka do kawy, cytryna;
13. sala z nagłośnieniem, na wyłączność, czas trwania ok. 3 godziny.

13.10.2017 r.

serwis kawowy ciągły, który przewiduje:

1. kawa czarna z ekspresu, herbata (różne rodzaje – w tym czarna i owocowa);
2. wrzątek w termosach;
3. woda;
4. cukier, śmietanka do kawy, cytryna;
5. 3 rodzaje kruchych ciastek, wyłożone na paterach;
6. świeże owoce.

śniadanie;

obiad dwudaniowy w formie bufetu, który przewiduje:

1. zupa: dwa rodzaje, porcja = 250-300 ml/osoba;
2. mięso: dwa rodzaje, porcja = 130-150 g/osoba. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zestawów wegetariańskich i wegańskich w liczbie zadeklarowanej przez uczestników wydarzenia.
3. zestaw surówek ze świeżych warzyw i gotowanych warzyw: 1 zestaw = 1 porcja = 130-150 g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zestawy zawierające 2 surówki ze świeżych warzyw i 1 surówkę z warzyw gotowanych;
4. dodatki do dania głównego: porcja = 180-200 g/osoba; ziemniaki z wody lub opiekane, kasza i ryż;
5. woda, soki.

Miejsce świadczenia usługi: Olsztyn i okolice.

W czasie konferencji odbywać się będzie konkurs „Skarby Europy zaklęte w szkle”, podczas którego uczestnicy będą prezentowali swoje przetwory. Zamawiający zakłada pobyt 80 osób. Pobyt rozpoczyna się od serwisu kawowego w dniu przyjazdu (czwartek) i trwa do obiadu w dniu wyjazdu (piątek).

Termin : 12-13.10.2017 r.

Liczba osób: 80

Ramowy program:

I dzień:

9.00 – 10.00 – przyjazd uczestników,zakwaterowanie, serwis kawowy

10.00 – 13.00 – wykłady

13.00 – 14.00 – obiad

14.00 – 18.30 – wykłady

19.00 – kolacja

II dzień:

śniadanie

8.30 – 12.30 – warsztaty

12.30 – 13.00 – podsumowanie konferencji

13.00 – obiad

Wymagania dodatkowe:

– bezpłatny parking na co najmniej 40 samochodów.

2. KRYTERIA WYBORU OFERT
3. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

2. Sposób oceny oferty:

Cena :

Punkty w tym kryterium obliczone zostaną według wzoru:

najniższa cena brutto spośród badanych ofert

Liczba uzyskanych punktów  =  ————————————————————–  x  100

cena brutto  badanej oferty

Wynik działania zostanie  zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku, maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać – 100. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najkorzystniejszą cenę.

3. Opis sposobu obliczania ceny
   1. Obliczona przez Wykonawcę Cena brutto oferty musi zawierać wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, zysk Wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
   2. Cena oferty jest stała i nie ulegnie zmianie bez względu na zmianę przepisów prawa.
   3. Cena oferty brutto będzie brana pod uwagę przez komisję w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty.
   4. Zamawiający poprawi w ofercie:

• oczywiste omyłki pisarskie,
• oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
• inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty.

4. Opis sposobu przygotowania oferty
5. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
6. Przedkładana oferta musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. Wskazane jest, by oferta zawierała kosztorys ofertowy.
7. Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem oferenta oraz zawierać datę sporządzenia.
8. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
9. nazwę i adres oferenta;
10. opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym, koszt jednostkowy poszczególnych usług, propozycję menu;

• wartość oferty brutto (cena podana w ofercie nie może zawierać kosztów ubezpieczenia, cła i akcyzy);

1. wartość oferty netto;
2. wartość podatku VAT;
3. termin ważności oferty.

5. Miejsce i termin składania ofert
6. Termin składania ofert upływa w dniu: 28.08.2017 r., godz. 13.00
7. Oferta powinna być przesłana Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty, kuriera, przesłana faksem, drogą elektroniczną lub przekazana osobiście w siedzibie Zamawiającego: Warmińsko-Mazurska Izba Rolnicza, ul. Lubelska 43 a – Sekretariat, tel / fax 89 534-05-67, wmirol@wmirol.org.pl
8. Osoba do kontaktu: Anna Naumczyk-Szałaj – starszy specjalista, tel: 89 535-48-43

6. Termin rozstrzygnięcia: do 31.08.2017 r.

1. Informacje dodatkowe

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania zapytania ofertowego oraz warunków określonych dla niniejszego zapytania ofertowego.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego zapytania ofertowego bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
3. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Operacji Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
4. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z 2 Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację Zamówienia, w tym również na poszczególne rodzaje kosztów wynikających z załącznika nr 1 lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cedn rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi negocjacje ze wszystkimi Oferentami. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.
5. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający może podjąć negocjacje z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem ani zapytaniem o cenę w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423).

Zapytanie ofertowe

Zał_nr_1_Formularz ofertowy